Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, l’Académie Hockey HP (ci-dessous appelé l’Académie) s’engage à garantir la confidentialité, la sécurité et l’intégrité des données qui nous sont communiquées.

Nous avons mis en place des mesures strictes pour respecter nos obligations légales et protéger vos droits, en veillant à ce que vos informations soient traitées de manière sécurisée, confidentielle et transparente. La politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels ci-dessous décrit de quelles manières nous collectons, utilisons et protégeons vos renseignements personnels au sein de notre organisation. 

L’Académie s’engage à ne pas recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels autrement qu’en conformité avec la présente politique.

Consentement

En soumettant volontairement vos informations ou celles d’une personne à votre charge à l’Académie, vous acceptez les termes de la présente politique et consentez à la collecte et à l’utilisation de vos données telle que décrite par celle-ci.

Lorsque vous nous soumettez volontairement vos informations personnelles au moyen de notre formulaire d’inscription, nous considérons que ce geste reflète clairement votre intention de faire affaire avec nous et que vous consentez :

1. Aux modalités et aux conditions de la présente politique.
2. À l’utilisation de vos données personnelles conformément à celle-ci.
3. À ce que l‘Académie utilise votre adresse courriel et/ou votre numéro de téléphone pour vous contacter à propos de nos services.

Vos informations personnelles seront uniquement utilisées pour le service que vous avez demandé, et nous vous demanderons toujours votre consentement avant de les utiliser à d’autres fins.

Si vous refusez les termes de cette politique, vous avez le choix de ne pas faire affaire avec nous. Vous avez toujours le choix de refuser de partager vos informations personnelles ou de retirer un consentement préalablement accordé. Les données que nous recueillons étant essentielles à nos fonctions, vous comprenez que l’Académie ne peut vous offrir ses services si vous refusez de les partager avec nous.

Comment recueillons-nous vos renseignements personnels?

Notre seule méthode de collecte de données est le formulaire d’inscription électronique (hébergé par Google Forms) qui doit être rempli par un adulte responsable (parent ou tuteur du joueur) au moment de l’inscription aux activités que nous offrons.

Tous les autres moyens de communication (technologiques ou non) ne représentent pas une méthode de cueillette puisque seules les informations contenues dans ces formulaires sont conservées et utiles au fonctionnement de notre organisation.

 Quels renseignements recueillons-nous?

Nous collectons uniquement les renseignements personnels qui sont nécessaires à l’accomplissement de nos services. Généralement, il s’agit d’informations relatives à l’identification des participants à nos activités, cela peut inclure :

• Nom et prénom du joueur
• Adresse courriel
• Numéro de téléphone

Selon le contexte, il se peut que des informations supplémentaires vous soient demandées. Si vous faites affaire avec nous, nous considérons que vous acceptez de revoir des formulaires et autres requêtes en ce sens.

Important

Avis concernant les renseignements personnels de personnes mineures.

La loi stipule que pour les jeunes de moins de 14 ans, seuls un parent ou un tuteur peuvent autoriser la collecte de données personnelles; pour les mineurs de 14 ans et plus, le consentement peut être donné tant par le joueur que par son parent ou son tuteur.  

En tant qu’organisation offrant des activités pour les jeunes, nous recueillons régulièrement des renseignements concernant des personnes mineures. Pour cette raison, et pour simplifier la collecte de données, nous faisons le choix de réclamer systématiquement l’autorisation du parent ou du tuteur de chaque jeune inscrits aux évènements organisés par l’Académie, et ce peu importe leur âge. La demande d’autorisation se présente sous forme de case à cocher sur le formulaire d’inscription qui doit être rempli par l’adulte ayant la charge de l’enfant en question.

À quoi nous servent vos renseignements personnels ?

L’Académie utilise uniquement vos données dans le cadre de ses activités. Vos données ne sont jamais utilisées pour d’autres raisons que celles auxquelles vous avez consenti.

L’Académie peut utiliser vos renseignements personnels pour :

• Offrir nos services de coaching:
  • Traiter et enregistrer l’inscription des joueurs;
  • Organiser les activités et partager la liste d’inscription aux responsables d’une activité pour les aider dans leur préparation;
• Communiquer avec vous au sujet du développement et/ou du comportement de votre enfant.
• Communiquer avec vous pour vous faire parvenir du matériel publicitaire ou de l’information supplémentaire sur nos services.

Qui a accès à vos données?

Les seules personnes ayant accès à vos données sont les employées responsables de vous fournir le service pour lequel vous nous avez contactés

En tout temps, l’accès et la circulation de vos données personnelles sont limités. Seules les personnes à qui ces renseignements sont nécessaires à l’exercice de leurs fonctions y ont accès.

Vos données ne seront jamais communiquées à l’extérieur du Québec.

Comment les renseignements personnels sont-ils conservés et protégés ?

Nous ne conservons vos renseignements personnels que pour la durée raisonnablement nécessaire aux fins énoncées dans la présente politique ou tant que la Loi l’exige. Nous effectuons régulièrement des mises à jour pour nous assurer que l’information conservée est pertinente, exacte et à jour.

Cette approche garantit que les informations de nos clients sont gérées selon les normes les plus strictes en matière de confidentialité et de protection des données.

Nous mettons en place des mesures de sécurité techniques, administratives et physiques pour protéger vos renseignements personnels contre tout accès non autorisé, divulgation, modification ou destruction.

Parmi ces mesures :

• Nos employés sont régulièrement sensibilisés à la sensibilité de vos données et l’importance de les traiter avec précautions.
• Tous les documents physiques figurant des informations personnelles sont détruits du moment où ils ne sont plus utiles.
• Nous contrôlons l’accès aux données, afin de minimiser les risques d’utilisation inadéquate et d’incidents de confidentialités;
• Nous tenons un registre d’incident et des bris de confidentialité, afin de pouvoir analyser et améliorer les processus.

Gestion des incidents et notification en cas de fuite de données

La commission d’accès à l’information du Québec définit un incident de confidentialité comme :

• Tout accès à un renseignement personnel non autorisé par la Loi;
  • Un membre du personnel qui consulte un renseignement personnel sans autorisation.
• Toute utilisation ou toute communication non autorisée d’un renseignement personnel;
  • Un membre du personnel communique des renseignements personnels au mauvais destinataire.
• La perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à sa protection.
  • L’entreprise est victime d’une cyberattaque.

En cas d’incident de confidentialité impliquant les données que nous détenons, nous appliquons un processus de gestion rigoureux, incluant :

1. Évaluation de l’impact de l’incident sur la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données personnelles.
2. Mesures immédiates pour contenir et atténuer l’incident.

3. Notification des autorités compétentes dans les meilleurs délais, conformément aux lois et réglementations applicables.
4. Documentation et évaluation immédiate de tout incident dans un registre interne.
5. Mise en place des mesures correctives pour limiter les dommages et prévenir la récurrence de tels incidents.

Si un incident présente un risque de préjudice sérieux, nous nous engageons à :

• Notifier les personnes concernées sans délai;
• Informer la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI), conformément aux exigences légales. 
• Mettre en place un plan de mitigation pour réduire l’impact et prévenir de futures occurrences.

Comment puis-je accéder à mes renseignements personnels ou les modifier, retirer mon consentement ou présenter une demande d’information ou une plainte concernant la présente politique ou les pratiques de l’Académie en ce qui a trait à la protection des renseignements personnels?

La confidentialité des renseignements personnels découle du droit à la vie privée. Chaque citoyen est donc en droit d’exercer un contrôle sur l’utilisation et la circulation de ses renseignements personnels. Il est important de comprendre que vous avez des droits lorsqu’il est question de la protection de vos renseignements personnelle et, qu’en tout temps, vous pouvez faire respecter ses droits fondamentaux en lien avec vos renseignements personnels. Cela inclut :

• Le droit d’accéder et de corriger vos renseignements personnels :
  • Vous avez le droit de consulter et de rectifier les informations que nous détenons à votre sujet.
• Le droit à la désindexation (droit à l’oubli) :
  • Vous avez le droit de retirer votre consentement concernant l’usage, le partage ou la conservation de vos renseignements personnels.

L’Académie s’assure que les renseignements personnels recueillis sont aussi exacts, complets et à jour que nécessaire aux fins pour lesquelles ils sont employés. Vous êtes en droit de demander d’avoir accès aux renseignements personnels que nous avons recueillis à votre sujet ou au sujet d’une personne à votre charge et de les corriger au besoin.

Vous pouvez faire parvenir une telle demande ou toute question ou plainte concernant la présente politique ou les pratiques de l’Académie en ce qui a trait à la protection des renseignements personnels par écrit à notre responsable de la protection des renseignements personnels par courriel au info@academiehp.com

Qu’est-ce qu’un témoin (« cookie ») et comment les témoins sont-ils utilisés sur le site Web de l’Académie ?

Les témoins sont de petits fichiers de données qui sont transmis au disque dur de votre ordinateur par un site Web. Ils enregistrent vos préférences de sorte que vos visites suivantes sur le site Web se déroulent plus efficacement. Les témoins peuvent enregistrer divers renseignements, dont le nombre de vos passages dans un site Web, l’historique de vos achats, vos renseignements d’inscription et le nombre de vos visites dans une page ou un autre élément du site Web. L’utilisation de témoins est pratique courante dans la plupart des sites Web importants en vue d’améliorer le service à la clientèle. La plupart des navigateurs sont conçus de façon à accepter les témoins, mais peuvent facilement être modifiés pour les bloquer; les fichiers d’aide de votre navigateur contiennent des renseignements sur le blocage des témoins, la détection de témoins qui vous sont transmis et leur désactivation. Il importe toutefois que vous sachiez que, sans témoins, vous n’aurez pas accès à certaines des fonctions d’un site Web et ne pourrez donc pas en profiter pleinement. Nous pouvons employer des témoins pour connaître vos préférences et suivre vos activités sur le site Web.

Comment puis-je exercer mes choix quant à la réception d’information publicitaire ?

Nous vous invitons à communiquer avec nous pour nous faire part de vos choix ou si vous ne désirez plus recevoir du matériel publicitaire de notre part.

Cette politique sera régulièrement mise à jour afin de se conformer aux changements législatifs et organisationnels. Les modifications seront faites directement sur cette page de notre site internet. Il vous incombe d’examiner régulièrement la présente politique et les changements qui y seront apportés.

Entrée en vigueur le 1^er avril 2025